内容証明の基本となる書式（縦書き・横書き）と用紙、文字数の数え方

 

そもそも内容証明郵便ってなに？

この記事では内容証明郵便の書式について解説していくのですが、そもそも内容証明郵便とは何か？どんな効果があるのか、ご存知でしょうか？

このように理解が曖昧な場合、まずは内容証明郵便って何なのか、何ができるのか、どんなケースで役立つのか、学ばれた方が良いかと思います。

以下の記事でわかりやすく解説しています（３分ほどで読み終わります）。読み終わりましたら、また戻ってきてくださいね。

まず読む！【初心者向け】内容証明郵便とは？効果、役立つケースを易しく解説！

内容証明郵便の作成の仕方にはルールがある！

内容証明郵便を作成するときは、決められたルールに従って書く必要があります。

作成するときになって、どうやって書いたらいいのかわからず慌ててしまうことがないよう、ここでしっかりと覚えておきましょう。

内容証明に使う用紙に決まりはない！【専用用紙も販売されている】

内容証明郵便は、どんな用紙に書いても構いません。原稿用紙でも、メモ帳でも便箋でも、なんでも良いです。

用紙のサイズにも、特別な制限はありません。

ただ、次でご説明しますが、内容証明郵便には文字数・行数の制限があります。

そのため、字数を数えやすくするためには、原稿用紙を利用すると便利です。

どんな用紙を使用しても良いのですが、下記のような専用の用紙も販売されています。（株式会社日本法令より引用）

不安な場合には、専用の用紙を購入してみても良いかもしれません。

内容証明の書式（縦書き・横書き）と文字数・行数の制限

内容証明では、書式が決まっており、用紙１枚における文字数・行数の制限があります。

書き方は縦書き、横書きどちらでも良いのですが、それぞれについて以下のとおり規定されています。

上記のとおり、横書きの場合には、３パターンの書式があります。どれでも良いわけです。

ここで、上でご紹介した内容証明郵便の専用用紙をご覧ください。これは縦書きの場合の使い方です。

文字数と行数を数えてみてください。

しっかりと１行２０文字、２６行となっていることがわかりますね。

この用紙を横書きで使う場合には、そのまま９０度回転させて使用すれば良いのです。

内容証明で「使用可能な文字・記号」と「文字数の数え方」

ここでは、内容証明郵便を作成するにあたり、使用することのできる文字、記号と、文字数の計算方法についてご説明します。

使用可能な文字・記号

内容証明郵便を作成するにあたり、使用できる文字や記号は決められています。

具体的には、「かな（ひらがな、カタカナ）」「漢字」「数字」です。

数字については、算用数字（１，２，３）、漢数字（一、二、三｜壱、弐、参）が使用できます。

英字も使用可能です。

ただし、英字が使用できるのは、固有名詞を書く場合だけです。

例えば、人の名前であったり、場所の名前であったり、商品名であったりする場合だけです。

ちなみに、英語による内容証明郵便の作成はできません。日本語で書く必要があります。

文字数の数え方

続いて、文字数の計算方法をご説明します。

既にご説明しました通り、縦書き、横書きで文字数、行数に制限があることをお話ししましたね。

つまり、どんな文字や記号が何文字になるのかを知っておく必要があるわけです。

以下、郵便局ＨＰより抜粋。

記号は１個１字と数える

記号は１個１字とします。ただし、括弧は上下（横書きの場合は左右）を全体として１字とし、上（横書きの場合は左）の括弧の属する行の字数に算入します。

＜例＞

括弧（）については、（）で１字と数えます。

この１字のカウントですが、上の例なら”（ ”が登場した行（１行目）にカウントします。

” ）”が登場した行（２行目）ではカウントしません。

その他の記号

文字や数字を円、三角形、四角形等の簡単な枠で囲んだものは、各文字及び枠（1字）の合計で計算します。

ただし、文中の序列を示す記号として使用されているものについては、全体として1字と計算します。

＜例＞

その他、詳細は郵便局ＨＰにてご確認いただけます。

同一の内容証明を３通作成（コピー可）する

内容証明郵便を作成する際には、まったく同じ内容の書面を３通作成しなければなりません。

その理由は以下のとおりです。

なぜこのような仕組みになっているかは、「【初心者向け】内容証明郵便とは？効果、役立つケースを易しく解説！」で解説しています。

確かに全く同じ内容の文書を３通用意する必要はありますが、何も別々で作成する必要はありません。

１通作成したら、残り２通はコピーでも構いません。手書きではなく、パソコンを使って作成するのであれば、まとめて３通印刷すれば良いわけですね。

まとめ

内容証明郵便を作成する場合に、最低限知っておくことをご説明してきました。慣れてしまえば、そんなに複雑なものでもありません。