『内容証明って決まった書式があるのですよね?縦書きとか、横書きとかよく分かりません。

あと用紙には文字数制限があって、字数の数え方も決まりがあるそうですが、それも含めて教えてください。

ついでに使用可能な文字や記号も知りたいです。』

こんな疑問にお答えします。

内容証明郵便の作成の仕方にはルールがある!

内容証明郵便を作成するときは、決められたルールに従って書く必要があります。

たとえば、1行の文字数、用紙の行数や、使用可能な文字・記号、文字数の計算方法などに決まりがあるのです。

作成するときになって、どうやって書いたらいいのかわからず慌ててしまうことがないよう、ここでしっかりと覚えておきましょう。

内容証明に使う用紙に決まりはない!【専用用紙も販売されている】

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内容証明郵便を作りたいのですが、用紙は何でもいいのでしょうか。専用の用紙はありますか?

内容証明郵便は、どんな用紙に書いても構いません。原稿用紙でも、メモ帳でも便箋でも、なんでも良いです。

用紙のサイズにも、特別な制限はありません。

ただ、次でご説明しますが、内容証明郵便には文字数・行数の制限があります。

そのため、字数を数えやすくするためには、原稿用紙を利用すると便利です。

どんな用紙を使用しても良いのですが、下記のような専用の用紙も販売されています。(株式会社日本法令より引用)

不安な場合には、専用の用紙を購入してみても良いかもしれません。

専用用紙の購入は株式会社日本法令のHPでできます。

内容証明の説明・記入例が付属されているので、初めての方は使ってみるのも良いでしょう。

内容証明の書式(縦書き・横書き)と文字数・行数の制限

内容証明では、書式が決まっており、用紙1枚における文字数・行数の制限があります。

書き方は縦書き、横書きどちらでも良いのですが、それぞれについて以下のとおり規定されています。

  • 縦書きの場合

・1行20字以内、1枚26行以内

  • 横書きの場合

・1行20字以内、1枚26行以内
・1行13字以内、1枚40行以内
・1行26字以内、1枚20行以内

上記のとおり、横書きの場合には、3パターンの書式があります。どれでも良いわけです。

ここで、上でご紹介した内容証明郵便の専用用紙をご覧ください。これは縦書きの場合の使い方です。

文字数と行数を数えてみてください。

しっかりと1行20文字、26行となっていることがわかりますね。

この用紙を横書きで使う場合には、そのまま90度回転させて使用すれば良いのです。

内容証明で「使用可能な文字・記号」と「文字数の数え方」

ここでは、内容証明郵便を作成するにあたり、使用することのできる文字、記号と、文字数の計算方法についてご説明します。

使用可能な文字・記号

内容証明郵便を作成するにあたり、使用できる文字や記号は決められています。

具体的には、「かな(ひらがな、カタカナ)」「漢字」「数字」です。

数字については、算用数字(1,2,3)、漢数字(一、二、三|壱、弐、参)が使用できます。

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ということは、英字は使用できないのでしょうか?

英字も使用可能です。

ただし、英字が使用できるのは、固有名詞を書く場合だけです。

例えば、人の名前であったり、場所の名前であったり、商品名であったりする場合だけです。

ちなみに、英語による内容証明郵便の作成はできません。日本語で書く必要があります。

文字数の数え方

続いて、文字数の計算方法をご説明します。

既にご説明しました通り、縦書き、横書きで文字数、行数に制限があることをお話ししましたね。

つまり、どんな文字や記号が何文字になるのかを知っておく必要があるわけです。

以下、郵便局HPより抜粋。

記号は1個1字と数える

記号は1個1字とします。ただし、括弧は上下(横書きの場合は左右)を全体として1字とし、上(横書きの場合は左)の括弧の属する行の字数に算入します。

<例>

  • %

→ 1字

  • ㎡(平方メートル)

→ 2字

  • kg(キログラム)

→ 2字

  • 英字(固有名詞に限ります。)

→ 13字(括弧の例。()で1字と数える)

  • 1行20字(記号は、1個を1字とします。以下
    同じとします。)以内、1枚26行以内で作成。

→ 1行目(「~以下」まで):22字
2行目:21字

括弧()については、()で1字と数えます。

この1字のカウントですが、上の例なら”( ”が登場した行(1行目)にカウントします。

” )”が登場した行(2行目)ではカウントしません。

その他の記号

文字や数字を円、三角形、四角形等の簡単な枠で囲んだものは、各文字及び枠(1字)の合計で計算します。

ただし、文中の序列を示す記号として使用されているものについては、全体として1字と計算します。

<例>

→ 2字(”〇”と”5″で2字)

→ 3字(”〇”と”1″と”0″で3字)

  • (1) 郵便物

→ 4字(”(1)”は序列を表しているので1字)

  • ①損害要償額1万円以下

→ 11字(”①”は序列を表しているので1字)

  • ②損害要償額1万円超

→ 10字(同じく序列を表しているため)

  • (2) 差出し方

→ 5字(同じく序列を表しているため)

その他、詳細は郵便局HPにてご確認いただけます。

同一の内容証明を3通作成(コピー可)する

内容証明郵便を作成する際には、まったく同じ内容の書面を3通作成しなければなりません。

その理由は以下のとおりです。

1通は相手方(受取人)へ送るもの、1通は差出人に返されるもの、1通は郵便局が保管するもの

なぜこのような仕組みになっているかは、「【初心者向け】内容証明郵便とは?効果、役立つケースを易しく解説!」で解説しています。

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同じ文書を3通も書くのですか?ちょっと面倒ですね・・・

確かに全く同じ内容の文書を3通用意する必要はありますが、何も別々で作成する必要はありません。

1通作成したら、残り2通はコピーでも構いません。手書きではなく、パソコンを使って作成するのであれば、まとめて3通印刷すれば良いわけですね。

まとめ

内容証明郵便を作成する場合に、最低限知っておくことをご説明してきました。

慣れてしまえば、そんなに複雑なものでもありません。

内容証明郵便の効力と合わせて知っておくと良いですね。