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内容証明郵便を自分で作成しようと思います。書き方、訂正方法、封筒などの決まりを教えてください。

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内容証明郵便の作成はルールに基づいて行う必要があります。何も難しいことはありません。1つ1つ見ていきましょう。

この記事では、内容証明郵便の見本を用いて、書き方(日付、タイトル、差出人欄、受取人欄等)をご説明します。さらに、内容証明郵便の封筒の書き方、複数枚になった場合の「契印」のやり方、訂正のやり方をご説明します。

 

おすすめ内容証明郵便の基礎知識まとめ【全記事リスト】

この記事を含む、内容証明郵便の全体像をリスト化してまとめています。ブックマークなどして、お時間のあるときに続きをお読みください!

そもそも内容証明郵便ってなに?

この記事では内容証明郵便の書き方や訂正方法など実践的なことを解説していくのですが、そもそも内容証明郵便とは何か?どんな効果があるのか、ご存知でしょうか?

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えっ…言われてみれば、よくわかっていません。何となく内容証明郵便を出せば問題が解決するのかと。。

このように理解が曖昧な場合、まずは内容証明郵便って何なのか、何ができるのか、どんなケースで役立つのか、学ばれた方が良いかと思います。

以下の記事でわかりやすく解説しています。読み終わりましたら、また戻ってきてくださいね。

まず読む!【初心者向け】内容証明郵便とは?効果、役立つケースを易しく解説!

内容証明郵便の見本

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そもそも内容証明郵便って、どんな形で作るのでしょう?

まずは内容証明郵便のイメージを簡単につかんでいただくために、見本をご用意しました。

以下は、内容証明郵便で遺留分減殺請求(現在の遺留分侵害額請求)を行う場合の文例となります。

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文章の内容は置いておいて、文章の書き方(形式)にご注目くださいね。

それでは、上記の見本に書かれている重要な部分を整理してみましょう。下の図をご覧ください。

上記のとおり、内容証明郵便とは基本的に「日付」「差出人・受取人」「タイトル」「本文」の構成となっています。

それでは、内容証明郵便の書き方について、具体的にご説明していきます。

日付を書く(作成日を書く)

まずは日付を書きましょう。

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日付は作成した日付ですか?それとも郵便局で出す日付ですか?

この日付は内容証明郵便を作成した日付を書けばよいです。

作成後に郵便局へ持っていき、郵送の手続きを行うのですが、この手続きの日付に合わせる必要はありません。

タイトルはどうする?お勧めは「通知書、請求書」

いざ内容証明郵便の手紙を書こうと思ったときに、まず悩むのがタイトルですね。

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いったいどんなタイトルにすればいいでしょうか。さっぱりです。

結論として、タイトルはあってもなくても良いです。タイトルを付けない場合、時候のあいさつから始めても良いですし、「前略・・・」といきなり本題から入っても構いません。

とはいえ、タイトルがあった方が一見して内容が伝わりやすいので、付けておきましょう。

さて、タイトルを付ける場合ですが、請求の内容に合わせて書こうとすると、次のようになります。

  • 貸金請求書
  • 家賃支払催告書
  • 賃貸借契約解除通知書

このように、請求する内容に応じて異なりますね。

ですが、単純に「通知書」や「通告書」でもまったく問題ありません。お金の請求などであれば、「請求書」でも良いでしょう。

これなら色々な場合に通用しますので、どんなタイトルを付けたらいいか迷ったら使ってみましょう。

差出人・受取人の住所氏名を書く

冒頭の見本にありますように、差出人と受取人の住所氏名を記載します。

ここで重要なのが、必ず「住所」と「氏名」を書くことです。普通の手紙のように氏名だけではいけません。ご注意ください。

差出人と受取人の住所氏名を書く位置ですが、原則は冒頭か最後に書きます。ただ、見本のような横書きの内容証明郵便の場合には、冒頭に書くことが多いです。

ここからわかるとおり、内容証明の文書は横書きでも、縦書きでも構いません。

最後に、氏名の横に押印します。使用する印章は実印でなくても構いません。

 

おすすめ内容証明の基本となる書式(縦書き・横書き)と用紙、文字数の数え方

内容証明郵便の書式や用紙(縦書き・横書き)などについてお話しています。

代理人を立てる場合

内容証明郵便を出すのは、なにも必ず本人でなければならないわけではありません。弁護士や行政書士などの専門家を代理人に立てることもできます。

専門家以外でも、例えば年老いた親が息子を代理人とするようなことも可能です。代理人を立てる場合の差出人欄の書き方は次のようになります。

上記の例では、浜松花子さんが差出人であり、花子さんの代理人が法務太郎さんとなっています。氏名の横に押す印章は、代理人の印章となります。

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内容証明郵便は基礎さえ理解できれば、十分お一人で作成可能な文書です。ですが、多忙などの理由から代理人を立てる方もいらっしゃいます。

封筒の書き方

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とりあえず、内容証明郵便の手紙が完成しました。封筒は専用のものがあるのでしょうか?

内容証明郵便を提出する際、専用の封筒はありません。一般的に市販されている茶封筒で問題ありません。

封筒には次の内容を書きます。

  • 封筒の表面
    受取人の住所・氏名を記載します
  • 封筒の裏面
    差出人の住所・氏名を記載します

封筒に記載する住所氏名は、手紙文に書いた住所氏名と同一のものを書きます。

もしも内容証明郵便を2人以上の連名で出すときには、封筒の裏面に全員の住所氏名を記載することになります。

注意すべきこととして、封筒は封をしないで郵便局に持っていきます。なぜならば、郵便局で内容証明郵便のチェックをしてもらうためです。

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封筒は封をしないで郵便局に持参する、ですね。

とくに問題がなければ、最後に郵便局にて封をします。

用紙が2枚以上なら「契印(割印)」をする

内容証明郵便は用紙が何枚になっても構いません。

しかし、用紙が複数枚になる場合には、用紙と用紙のつなぎ目に契印(または割印)をする必要があります。

イメージとしては、次のようにします。

用紙が複数になったら重ねて置き、用紙の左側をホチキスなどで止めます。

そして、1枚目をめくったところで、2枚目とのつなぎ目に押印するのです。これを契印といいます。

このようにして、2枚目と3枚目のつなぎ目・・・とすべてのページのつなぎ目に契印をします。

契印をする目的は次のとおりです。

  • 複数の用紙が同一の文書であることを証明する
  • 偽造、変造や差し替え、抜き取りを防ぐ
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契印に使用する印章ですが、差出人の氏名横に押印したものと同じ印章を使います。

訂正方法(書き間違えたとき)

内容証明郵便では、書き間違えた場合の訂正の仕方が決まっています。

具体的には、次のようにします。

  1. 訂正する箇所を2本の線で消します
  2. 正しい文字を書き入れます
  3. 訂正箇所に近い欄外に、「〇字削除、〇字加入」と記載し、押印します

訂正の見本を以下に示します。赤字が訂正箇所です。

わかりやすくするため赤色で訂正していますが、実際は黒色で問題ありません。なお、訂正に使用する印章は、差出人の氏名横に押印したものを使用します。

 

内容証明郵便を出そう!

さて、内容証明郵便が書き終えたら、いよいよ郵便局で出す手続きをしていくわけですが、その前に、郵便局の探し方、手続き方法について、ご説明しておきます。

探し方【簡単4ステップ】内容証明が出せる(できる)郵便局の探し方(画像あり)

手続き内容証明の出し方!郵便局での手続き・作成費用、配達証明と料金を解説

まとめ

内容証明郵便の書き方、契印のやり方、訂正の仕方などについてご説明しました。一つ一つしっかり理解していけば、そんなに複雑なものでもなく、お一人で作成できるかと思います。

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