内容証明郵便の見本をご紹介するとともに、書き方(日付、タイトル、差出人欄、受取人欄等)をご説明します。

さらに、内容証明郵便の封筒の書き方、複数枚になった場合の「契印」のやり方訂正のやり方をご説明します。

内容証明郵便の作成はルールに基づいて行う必要があります。何も難しいことはありません。1つ1つ見ていきましょう。

内容証明郵便の見本

まずは内容証明郵便のイメージを簡単につかんでいただくために、見本をご用意しました。

以下は、内容証明郵便で「遺留分減殺請求」を行う場合の文例となります。

それでは、上記の見本に書かれている重要な部分を整理してみましょう。下の図をご覧ください。

上記のとおり、内容証明郵便とは基本的に「日付」「差出人・受取人」「タイトル」「本文」の構成となっています。

それでは、内容証明郵便の書き方について、具体的にご説明していきます。

 

※参考までに、見本にあった「遺留分」の制度については、こちらでまとめています。簡単には、相続で損しないために知っておくと良いことです。

⇒ 【相続で損しない】遺留分の仕組みと減殺請求のやり方を【丁寧に!】

日付を書く

まずは日付を書きましょう。

woman

日付って、作成した日付ですか?それとも郵便局で出す日付ですか?

この日付は内容証明郵便を作成した日付を書けばよいです。

作成後に郵便局へ持っていき、郵送の手続きを行うのですが、この手続きの日付に合わせる必要はありません。

タイトルはどうする?

いざ内容証明郵便の手紙を書こうと思ったときに、まず悩むのがタイトルですね。

man

いったいどんなタイトルにすればいいのか・・・そもそも決められたタイトルがあるのか・・・

結論として、タイトルはあってもなくても良いのです。

タイトルを付けない場合、時候のあいさつから始めても良いですし、「前略・・・」といきなり本題から入っても構いません。

とはいえ、タイトルがあった方が一見して内容が伝わりやすいので、付けておきましょう。

さて、タイトルを付ける場合ですが、請求の内容に合わせて書こうとすると、次のようになります。

  • 貸金請求書
  • 家賃支払催告書
  • 賃貸借契約解除通知書

などなどです。請求する内容に応じて異なりますね。

ですが、単純に「通知書通告書でもまったく問題ありません。

お金の請求などであれば、「請求書でも良いでしょう。

これなら色々な場合に通用しますので、どんなタイトルを付けたらいいか迷ったら使ってみましょう。

差出人・受取人の住所氏名を書く

冒頭の見本にありますように、差出人と受取人の住所氏名を記載します。

ここで重要なのが、必ず「住所」と「氏名」を書くことです。

普通の手紙のように氏名だけではいけません。ご注意ください。

差出人と受取人の住所氏名を書く位置ですが、原則は冒頭か最後に書きます。

ただ、見本のような横書きの内容証明郵便の場合には、冒頭に書くことが多いです。

me

内容証明郵便は用紙を横書き・縦書きのどちらでも使用できます。また、専用の用紙も販売されています。

最後に、氏名の横に押印します。使用する印章は実印でなくても構いません。

代理人を立てる場合

内容証明郵便を出すのは、なにも必ず本人でなければならないわけではありません。

弁護士や行政書士などの専門家を代理人に立てることもできます。

専門家以外でも、例えば年老いた親が息子を代理人とするようなことも可能です。

代理人を立てる場合の差出人欄の書き方は次のようになります。

上記の例では、浜松花子さんが差出人であり、花子さんの代理人が法務太郎さんとなっています。

氏名の横に押す印章は、代理人の印章となります。

封筒の書き方

woman

内容証明郵便の手紙が完成しました。封筒は専用のものがあるのでしょうか?

いいえ、専用の封筒はありません。一般的に市販されている茶封筒で問題ありません。

封筒には次の内容を書きます。

  • 封筒の表面

受取人の住所・氏名を記載します

  • 封筒の裏面

差出人の住所・氏名を記載します

封筒に記載する住所氏名は、手紙文に書いた住所氏名と同一のものを書きます。

もしも内容証明郵便を2人以上の連名で出すときには、封筒の裏面に全員の住所氏名を記載することになります。

注意すべきこととして、封筒は封をしないで郵便局に持っていきます。なぜならば、郵便局で内容証明郵便のチェックをしてもらうためです。

とくに問題がなければ、最後に郵便局にて封をします。

用紙が2枚以上なら「契印(割印)」を押す

内容証明郵便は用紙が何枚になっても構いません。

しかし、用紙が複数枚になる場合には、用紙と用紙のつなぎ目に契印(または割印)をする必要があります。

イメージとしては、次のようにします。

用紙が複数になったら重ねて置き、用紙の左側をホチキスなどで止めます。

そして、1枚目をめくったところで、2枚目とのつなぎ目に押印するのです。これを契印といいます。

このようにして、2枚目と3枚目のつなぎ目・・・とすべてのページのつなぎ目に契印をします。

契印をする目的は次のとおりです。

  • 複数の用紙が同一の文書であることを証明する
  • 偽造、変造や差し替え、抜き取りを防ぐ
me

契印に使用する印章ですが、差出人の氏名横に押印したものと同じ印章を使います。

訂正方法(書き間違えたとき)

内容証明郵便では、書き間違えた場合の訂正の仕方が決まっています。

具体的には、次のようにします。

  • 訂正する箇所を2本の線で消します
  • 正しい文字を書き入れます
  • 訂正箇所に近い欄外に、「〇字削除、〇字加入」と記載し、押印します

訂正の見本を以下に示します。赤字が訂正箇所です。

わかりやすくするため赤色で訂正していますが、実際は黒色で問題ありません。

なお、訂正に使用する印章は、差出人の氏名横に押印したものを使用します。

まとめ

内容証明郵便の書き方、契印のやり方、訂正の仕方などについてご説明しました。

一つ一つしっかり理解していけば、そんなに複雑なものでもなく、お一人で作成できるかと思います。