『24時間いつでも自宅から内容証明郵便が出せる、「電子内容証明サービス」を利用したいのですが、使い方がわかりません…
サービスへの登録方法、ログイン方法、利用料金、内容証明文書の雛形や書式について、くわしく教えてほしいです。』

このようなお悩みにお答えします。

記事のテーマ
  • 電子内容証明(e内容証明)サービスの登録方法
  • 電子内容証明の差出し方
  • 電子内容証明文書のひな形、書式
  • 電子内容証明文書の差出し費用

電子内容証明(e内容証明)サービスの登録方法

電子内容証明サービスへの登録は、下記の2ステップからなります。

  • 仮登録
    (メールアドレス、パスワードの登録)
  • 本登録
    (氏名、住所、電話番号などの情報、決済方法など)

仮登録手続きが完了すると、登録したメールアドレス宛に本登録をするための案内メールが届きます。

決済方法の選択では、「クレジットカード」「料金後納」のどちらかを選択します。

前者の場合はクレジットカードが、後者の場合は「後納顧客番号」及び「後納顧客パスワード」が必要となります。あらかじめ準備しましょう。(詳細は後述)

※以降の解説で掲載する画像の出典は、電子内容証明サービス(郵便局HP)となります。

電子内容証明サービスの【仮登録】

電子内容証明サービスの仮登録のやり方を解説していきます。1つずつ画像付きで説明していきます。

① ログイン画面から「新規利用登録」へ

まずは電子内容証明サービスへの新規利用登録から行います。

郵便局の<電子内容証明サービスHP>へアクセスしましょう。

すると、以下の画面になります。「新規利用登録」をクリックしましょう。

次の画面では、確認事項として、「ご利用にあたっての注意事項」(リンク先のページ)があります。

注意事項(リンク先のページ)としては、以下の内容が記載されています。

  • 会員登録について
  • ログインID、パスワードの失念について
  • 会員の有効期限
  • サービスの対象となる地域
  • 料金支払方法
  • 郵便物及びご利用情報の取扱いについて
  • 免責事項
  • 利用できるOS・ブラウザ及び文書作成ソフトの種類
  • 画面操作方法
  • 利用できる文字
  • e内容証明文書の作成規定
  • 申込後のキャンセル、郵便物の取戻し

時間があるときにしっかりと目を通しておきましょう。⇒電子内容証明サービス利用における注意事項

問題なければ、「次へ進む」をクリックしましょう。

② メールアドレス、パスワード設定

次の画面では、「メールアドレス」「パスワード」を入力します。

ここで入力したメールアドレス、パスワードは、電子内容証明サービスにログインする際に必要となります。忘れないようにしましょう。

問題なければ、「次へ進む」をクリックします。

 

次の画面(以下)で、登録内容に誤りがなければ、「次へ進む」をクリックします。

すると、次のように「仮登録完了」の画面になります。

仮登録で入力したメールアドレス宛に、本登録への案内メールが届きます。

メールが届いた後、3時間以内に本登録操作を行いましょう。仮登録から3時間経過した場合は、もう一度仮登録からやり直しになります。

以下に示すようなメールが届いているはずです。

緑枠で囲んだURLをクリックして、本登録を開始します。

電子内容証明サービスの【本登録】

ここからは電子内容証明サービスへの本登録を行っていきます。

① サービスに「ログイン」する

仮登録の最後に届いた案内メールに貼りつけられたURLをクリックすると、次の画面になります。

仮登録で設定したパスワードを入力し、「ログイン」をクリックしましょう。

② お客様情報の入力

次の画面では、名前、住所、電話番号、会社名などのお客様情報を入力します。

「秘密の質問」という入力があります。これは、ログインで使うパスワードを忘れてしまった場合に必要となります。質問と答えは忘れにくいものにしましょう。

入力が終わったら、「次へ進む」をクリックします。

次の画面では、入力したお客様情報が表示されます。誤りがなければ、「次へ進む」をクリックしましょう。

(下記画像では、あえて表示部分を白塗りしています。)

③ 決済方法の選択

電子内容証明サービスを利用した際に発生する料金について、決済方法を選択します。

「クレジットカード」「料金後納」の2つから選択します。

料金後納を選択する場合、事前に取扱郵便局の承認を受けるほか、新東京郵便局への他局差出承認を受ける必要があります。

詳細は、お近くの集配郵便局またはお客様サービス相談センターへ問い合わせましょう。

【お客様サービス相談センター】
・電話番号: 0120 -23 -28 -86 (フリーコール)
・携帯電話から: 0570 -046 -666 (通話料有料)

※ここでは、クレジットカード決済を選択した場合の手順を解説します。

次の画面では、カード番号とカード有効期限を入力します。間違えのないようにしましょう。

画像認証というものがあります。画像に入力された数字を入力し、「次へ」をクリックします。

次の画面では、入力したクレジットカード情報に誤りがなければ、「次へ」をクリックします。

次の画面が表示されれば、本登録は完了となります。お疲れさまでした。

電子内容証明サービスの「かんたん差出し」を行う

ここからは、電子内容証明サービスの「かんたん差出し」による、内容証明郵便の出し方を解説します。

かんたん差出しの手続き

電子内容証明サービスで利用可能な機能の1つです。

差出人が1人で、受取人1人に対して1通の電子内容証明郵便を送ることができます。

はじめて電子内容証明サービスを利用する場合にお勧めなサービスです。

ちなみに、「かんたん差出し」以外には、「差出し」「差込差出し」のサービスがあります。

サービス概要、各機能の説明は<こちらのページ(e内容証明)>でご覧いただけます。

① 内容証明の雛形をダウンロード

電子内容証明のHP(ログインページ)より、内容証明文書の雛形をダウンロードします。

ログインページの下の方を見ると、[説明書・文書ファイル雛形ダウンロード]というのがあるので、クリックします。

すると、以下の画面になります。

雛形は、wordファイルでA4縦(横書き)、A4横(縦書き)から選択できます。(上記画像の緑枠)

ダウンロードされるのは、白紙のwordファイルです。ここに文書作成ソフト(Microsoft Word)で作成していきます。

雛形の書式については後述します。

電子内容証明文書の作成は、必ず上記画面でダウンロードした雛形を用いて行ってください。雛形を使わないと、送ることができません。

ここから先は、上でダウンロードした雛形を用いて、内容証明文書が書き終わったとして話を進めていきます。

② ログインする

電子内容証明サービスのHPへアクセスし、メールアドレスとパスワードを入力してログインしましょう。

③ 「かんたん差出し」をクリック

次の画面では、電子内容証明サービスの会員専用メニューが表示されます。

色々とできることはありますが、ここでは目的の「かんたん差出し」を行います。ボタンをクリックしましょう。

④ 内容証明文書ファイルを指定する

次の画面では、先ほど書き終わった内容証明文書の指定を行います。

「参照」ボタンをクリックし、ご自身で保存した内容証明文書ファイルの配置場所まで行き、ファイルを選択します。

※文書(雛形)のファイル名は、わかりやすく変更してあります(以下)。

問題なければ、「次へ進む」をクリックしましょう。

⑤ 差出人の情報を入力

次の画面では、差出人(内容証明郵便を出す人)の住所、氏名を入力します。

氏名は、「氏名2」の欄に入力しましょう。(「氏名1」には会社名などが入ります。)

「差出人の氏名、住所を自動挿入」で「する」を選択した場合、電子内容証明の本文の最終ページに、差出人の住所・氏名が自動で印字されます。

問題なければ「次へ進む」をクリックします。

⑥ 受取人の情報を入力

続いて、受取人の住所、氏名と郵便オプションを入力し、問題なければ「次へ進む」をクリックします。

「受取人の氏名、住所を自動挿入」で「する」を選択した場合、電子内容証明の本文の最終ページに、受取人の住所・氏名が自動で印字されます。

以下の郵便オプションが利用可能です。

  • 配達証明
  • 速達
  • 親展

内容証明郵便では、受取人に届いたかどうかは重要なので、「配達証明」を付けることをお勧めします。

次の画面では、「文書ファイル」「差出人」「受取人」の登録内容を確認します。

問題なければ、「次へ進む」をクリックしましょう。

⑦ 最終チェック(文書確認)

次の画面では、文書確認を行います。

以下画像の緑枠の「確認」ボタンをクリックし、作成した内容証明文書に誤りや不備がないか、1枚ずつ確認していきます。

文書確認方法は、「文書イメージを、ブラウザで確認する(推奨)」のままで問題ありません。

「確認」をクリックすると、初回確認時に以下のような「アドオン〇〇をインストールしようとしています。」という表示がパソコンの画面下部に表示されると思います。

「インストール」をクリックしてインストールしましょう。

すると、以下の確認画面になります。

緑枠で囲んだボタンを押しつつ全ページを確認し、修正したい箇所があれば、「戻る」ボタンをクリックしましょう。

問題なければ、「確認済」をクリックします。

すると、再び以下の画面に戻ってきます。次の確認に進みましょう。

すべての文書が確認済となったら、「文書内容を確認しました」「料金を確認しました」の2つにチェックを入れ、「差出し」ボタンをクリックします。

料金合計が表示されています。電子内容証明サービスを利用する場合の、料金(費用)については後ほど説明します。

この後、内容証明文書の差出しの「最終確認メッセージ」が出てくると思います。そこで「OK」をクリックします。

決済方法がクレジットカードの場合は、「クレジットでのお支払い」画面が表示されるので、「次へ」をクリックします。続いて、購入金額を確認して、問題なければ「購入」をクリックします。

以上で差出しは完了となります。

最後に「差出完了」の画面が表示されますが、「書留引受番号」の表示があります。念のため、メモしておきましょう。

電子内容証明文書の「雛形」の書式、作成規定

電子内容証明を出すにあたり、雛形をダウンロードして作成すればとくに問題はないかと思います。

ここで、電子内容証明サービスにおける文書の書式や作成規定についてお話しします。

電子でない一般的な内容証明では、紙媒体で作成し、郵便局へ直接持っていくわけですが、この場合は書式、作成規定に一定の決まりがあります。(行数制限、文字数制限、字数の数え方など)

電子でない内容証明の書式、作成規定の詳細は「内容証明の基本となる書式(縦書き・横書き)と用紙、文字数の数え方」で解説しています。

それでは、電子内容証明の場合はどのようになっているのでしょうか。

電子内容証明文書を作成するにあたり、以下の規定に従う必要があります。

項目 規定
文書作成ソフト Microsoft Word 2010, 2013, 2016
文書枚数 最大5枚まで
文字ポイントサイズ 10.5ポイント以上145ポイント以下
用紙レイアウト A4縦置き・横書き A4横置き・縦書き
余白 上左右:1.5cm以上 上下右:1.5cm以上
下:7cm以上(全ページ) 左:7cm以上(全ページ)
文字の種類 JIS第1、2水準範囲の文字(外字はサポートしません。)
図・表 使用できません
文字の装飾 太字・斜体のみのサポート
(その他装飾はエラーとなります。)

(出典:https://www.post.japanpost.jp/service/enaiyo/notice.html)

基本的には上記表のとおりです。

電子でない内容証明では、用紙1枚の行数制限や、1行に書ける文字数の制限がありましたが、電子内容証明の場合にはそれがありません。

代わりに、Microsoft Wordで作成する際の文字ポイントサイズや用紙サイズ(A4)、余白サイズの制限がありますね。

文字ポイントサイズはどこで判断する?

Microsoft Wordで雛形を編集していくわけですが、文字ポイントサイズはどこで判断すればいいの?という方のために、解説しますね。

といっても下記のWord画面の赤枠で囲んだ部分です。下記画像では10.5ポイントということです。

電子内容証明の作成規定(上に示した表)から、文字ポイントサイズは10.5以上ということなので、下記の場合なら条件を満たしているわけですね。

ページ余白は?

ページの余白についてですが、規定では縦書き、横書きでそれぞれ決まりがありますね。

これは、ダウンロードした雛形をそのまま使用すれば、とくに心配はありません。

ちなみに、ダウンロードした雛形のWordファイルを確認してみると、余白規定のとおりしっかりと設定されていました。

下記がA4横置き(縦書き)の雛形。(上下右:15mm, 左70mm)

下記がA4縦置き(横書き)の雛形。(上左右:15mm, 下70mm)

したがいまして、雛形を使用すれば、書式の上での規定は満たしていることとなります。

つまり、雛形をダウンロードしたら、とくに設定を変えることなく、そのまま文章を書き始めればよいのです。

電子内容証明サービス利用にかかる費用(料金)

電子内容証明サービスの利用にかかる料金表を以下に示します。

(下記は2019年3月時点の内容となります。最新情報は郵便局HPをご覧ください。)

(1) 郵便料金 82円
(2) 電子郵便料金 ① 電子内容証明文書1枚目 15円
② 電子内容証明文書2枚目以降1枚ごとに(5枚まで) 5円
(3) 内容証明料金 ① 電子内容証明文書1枚目 375円
② 電子内容証明文書2枚目以降1枚ごとに(5枚まで) 353円
③ 同文内容証明(2通目以降1通ごとに(100通まで)) 206円
(4) 謄本送付料金 ① 通常送付 298円
② 一括送付(受取人数100人まで) 494円
(5) 一般書留料金 430円

(出典:https://www.post.japanpost.jp/service/enaiyo/)

表のとおり、電子内容証明郵便を送るには、郵便料金、電子郵便料金、内容証明料金、謄本送付料金、一般書留料金が必要となります。

謄本送付料金とは、差出人宛に返送される謄本についてかかる料金です。

一括送付とは、同一差出人が同時に複数の電子内容証明郵便物を差し出す場合、これらの謄本をまとめて差出人に送付する方法です。

内容証明料金にある「同文内容証明」とは、同時に2通以上の電子内容証明郵便物を差し出す場合において、その内容文書が同一内容のものをいいます。

つまりは、同一の内容証明文書を、2人以上の受取人に対して差出す場合に問題となります。

受取人が1人の場合には考える必要はありません。

上記に加え、以下のオプションが利用可能です。

  • 配達証明 310円
  • 速達 280円

料金の例

それでは、以下の例をもって、料金計算をしてみます。

  • 電子内容証明文書1枚
  • 受取人(相手方)は1人(郵送するのは1通のみ)
  • 謄本送付方法は通常送付

(1) + {(2)の①} + {(3)の①}+ {(4)の①} + (5)となり、

82円 + 15円 + 375円 + 298円 + 430円 = 1,200円

かかることになります。

上記に加え、配達証明、速達などのオプションを付加することで、その料金が加算されます。

まとめ

電子内容証明サービスを利用することで、24時間いつでもどこからでも内容証明郵便を出すことができます。

サービスの登録や使い方、料金などがわからずお困りだった方は、この記事の内容をじっくりご覧いただき、ぜひ電子内容証明郵便を送ってみてくださいね。