【図解】電子内容証明サービスの登録方法と費用、雛形の書式など詳しく！

この記事では、自宅からインターネットで内容証明が出せる、電子内容証明（e内容証明）サービスの登録方法、使い方、書式、費用についてくわしく解説していきます。

※以降で解説する内容は、2020年4月時点のものとなります。

電子内容証明（e内容証明）サービスの登録方法

電子内容証明サービスへの登録は、下記の２ステップからなります。

仮登録手続きが完了すると、登録したメールアドレス宛に本登録をするための案内メールが届きます。

※以降の解説で掲載する画像の出典は、電子内容証明サービス（郵便局HP）となります。

電子内容証明サービスの【仮登録】

電子内容証明サービスの仮登録のやり方を解説していきます。１つずつ画像付きで説明していきます。

①　ログイン画面から「新規利用登録」へ

まずは電子内容証明サービスへの新規利用登録から行います。

郵便局HPの「e-内容証明」ページにアクセスし「ご利用の流れ」にある「専用Webサイト」をクリックします（下記画像を参照）。

これで、e内容証明のログイン画面に移動します。「新規利用登録」をクリックしましょう。

 

次の画面では、「ご利用にあたっての注意事項」が確認できます。下記画面の「こちら」をクリックすると確認できます。

一通り確認できましたら、「次へ進む」をクリックします。

なお、注意事項としては、以下の内容が記載されています。

時間があるときにしっかりと目を通しておきましょう。⇒電子内容証明サービス利用における注意事項

②　メールアドレス、パスワード設定

次の画面では、「メールアドレス」「パスワード」を入力します。

ここで入力したメールアドレス、パスワードは、電子内容証明サービスにログインする際に必要となります。忘れないようにしましょう。

問題なければ、「次へ進む」をクリックします。

 

次の画面（以下）で、登録内容に誤りがなければ、「次へ進む」をクリックします。

 

すると、次のように「仮登録完了」の画面になります。

仮登録で入力したメールアドレス宛に、本登録への案内メールが届きます。

 

以下に示すようなメールが届いているはずです。

緑枠で囲んだURLをクリックして、本登録を開始します。

電子内容証明サービスの【本登録】

ここからは電子内容証明サービスへの本登録を行っていきます。

①　サービスに「ログイン」する

仮登録の最後に届いた案内メールに貼りつけられたＵＲＬをクリックすると、次の画面になります。

仮登録で設定したパスワードを入力し、「ログイン」をクリックしましょう。

②　お客様情報の入力

次の画面では、名前、住所、電話番号、会社名などのお客様情報を入力します。

入力が終わったら、「次へ進む」をクリックします。

 

次の画面では、入力したお客様情報が表示されます。誤りがなければ、「次へ進む」をクリックしましょう。

（下記画像では、あえて表示部分を白塗りしています。）

③　決済方法の選択

電子内容証明サービスを利用した際に発生する料金について、決済方法を選択します。

「クレジットカード」「料金後納」の２つから選択します。

 

※ここでは、クレジットカード決済を選択した場合の手順を解説します。

 

次の画面では、カード番号とカード有効期限を入力します。間違えのないようにしましょう。

画像認証というものがあります。画像に入力された数字を入力し、「次へ」をクリックします。

 

次の画面では、入力したクレジットカード情報に誤りがなければ、「次へ」をクリックします。

 

次の画面が表示されれば、本登録は完了となります。お疲れさまでした。

電子内容証明サービスの「かんたん差出し」を行う

ここからは、電子内容証明サービスの「かんたん差出し」による、内容証明郵便の出し方を解説します。

かんたん差出しの手続き

電子内容証明サービスで利用可能な機能の１つです。

はじめて電子内容証明サービスを利用する場合にお勧めなサービスです。

ちなみに、「かんたん差出し」以外には、「差出し」「差込差出し」のサービスがあります。

サービス概要については、先ほどのe内容証明のログインページにて、[サービス概要]クリックでご覧いただけます。

①　内容証明の雛形をダウンロード

新規登録で登場した、e内容証明のログインページにもう一度戻ってください。ここから内容証明文書の雛形をダウンロードします。

ログインページの下の方を見ると、[説明書・文書ファイル雛形ダウンロード]というのがあるので、クリックします。

 

すると、以下の画面になります。

 

雛形は、wordファイルでA4縦（横書き）、A4横（縦書き）から選択できます。（上記画像の緑枠）

 

電子内容証明文書の作成は、必ず上記画面でダウンロードした雛形を用いて行ってください。雛形を使わないと、送ることができません。

ここから先は、上でダウンロードした雛形を用いて、内容証明文書が書き終わったとして話を進めていきます。

 

内容証明文書のサンプル

参考までに、紙媒体で提出する場合の、内容証明郵便の文書の書き方（サンプル）を以下の記事でご紹介しています。

おすすめ【内容証明の書き方】夫（妻）の浮気相手に慰謝料を請求する（不貞あり）

②　ログインする

e内容証明サービスのHPへアクセスし、メールアドレスとパスワードを入力してログインしましょう。

③　「かんたん差出し」をクリック

次の画面では、電子内容証明サービスの会員専用メニューが表示されます。

色々とできることはありますが、ここでは目的の「かんたん差出し」を行います。ボタンをクリックしましょう。

④　内容証明文書ファイルを指定する

次の画面では、先ほど書き終わった内容証明文書の指定を行います。

「参照」ボタンをクリックし、ご自身で保存した内容証明文書ファイルの配置場所まで行き、ファイルを選択します。

※文書（雛形）のファイル名は、わかりやすく変更してあります（以下）。

問題なければ、「次へ進む」をクリックしましょう。

⑤　差出人の情報を入力

次の画面では、差出人（内容証明郵便を出す人）の住所、氏名を入力します。

氏名は、「氏名２」の欄に入力しましょう。（「氏名１」には会社名などが入ります。）

「差出人の氏名、住所を自動挿入」で「する」を選択した場合、電子内容証明の本文の最終ページに、差出人の住所・氏名が自動で印字されます。

問題なければ「次へ進む」をクリックします。

⑥　受取人の情報を入力

続いて、受取人の住所、氏名と郵便オプションを入力し、問題なければ「次へ進む」をクリックします。

「受取人の氏名、住所を自動挿入」で「する」を選択した場合、電子内容証明の本文の最終ページに、受取人の住所・氏名が自動で印字されます。

内容証明郵便では、受取人に届いたかどうかは重要なので、「配達証明」を付けることをお勧めします。

次の画面では、「文書ファイル」「差出人」「受取人」の登録内容を確認します。

問題なければ、「次へ進む」をクリックしましょう。

⑦　最終チェック（文書確認）

次の画面では、文書確認を行います。

以下画像の緑枠の「確認」ボタンをクリックし、作成した内容証明文書に誤りや不備がないか、１枚ずつ確認していきます。

文書確認方法は、「文書イメージを、ブラウザで確認する（推奨）」のままで問題ありません。

「確認」をクリックすると、初回確認時に以下のような「アドオン〇〇をインストールしようとしています。」という表示がパソコンの画面下部に表示されると思います。

「インストール」をクリックしてインストールしましょう。

 

すると、以下の確認画面になります。

緑枠で囲んだボタンを押しつつ全ページを確認し、修正したい箇所があれば、「戻る」ボタンをクリックしましょう。

問題なければ、「確認済」をクリックします。

 

すると、再び以下の画面に戻ってきます。次の確認に進みましょう。

 

すべての文書が確認済となったら、「文書内容を確認しました」「料金を確認しました」の２つにチェックを入れ、「差出し」ボタンをクリックします。

 

この後、内容証明文書の差出しの「最終確認メッセージ」が出てくると思います。そこで「OK」をクリックします。

決済方法がクレジットカードの場合は、「クレジットでのお支払い」画面が表示されるので、「次へ」をクリックします。続いて、購入金額を確認して、問題なければ「購入」をクリックします。

以上で差出しは完了となります。

電子内容証明文書の「雛形」の書式、作成規定

電子内容証明を出すにあたり、雛形をダウンロードして作成すればとくに問題はないかと思います。ここで、電子内容証明サービスにおける文書の書式や作成規定についてお話しします。

電子でない一般的な内容証明では、紙媒体で作成し、郵便局へ直接持っていくわけですが、この場合は書式、作成規定に一定の決まりがあります。（行数制限、文字数制限、字数の数え方など）

電子でない内容証明の書式、作成規定の詳細は「内容証明の基本となる書式（縦書き・横書き）と用紙、文字数の数え方」で解説しています。

 

それでは、電子内容証明の場合はどのようになっているのでしょうか。

電子内容証明文書を作成するにあたり、以下の規定に従う必要があります。

項目	規定
文書作成ソフト	Microsoft Word 2010, 2013, 2016
文書枚数	最大5枚まで
文字ポイントサイズ	10.5ポイント以上145ポイント以下
用紙レイアウト	A4縦置き・横書き	A4横置き・縦書き
余白	上左右：1.5cm以上	上下右：1.5cm以上
	下：7cm以上（全ページ）	左：7cm以上（全ページ）
文字の種類	JIS第1、2水準範囲の文字（外字はサポートしません。）
図・表	使用できません
文字の装飾	太字・斜体のみのサポート （その他装飾はエラーとなります。）

(出典：https://www.post.japanpost.jp/service/enaiyo/notice.html)

 

基本的には上記表のとおりです。

電子でない（紙媒体の）内容証明では、用紙１枚の行数制限や、１行に書ける文字数の制限がありましたが、電子内容証明の場合にはそれがありません。

代わりに、Microsoft Wordで作成する際の文字ポイントサイズや用紙サイズ（A4)、余白サイズの制限がありますね。

文字ポイントサイズはどこで判断する？

Microsoft Wordで雛形を編集していくわけですが、文字ポイントサイズはどこで判断すればいいの？という方のために、解説しますね。

といっても下記のWord画面の赤枠で囲んだ部分です。下記画像では10.5ポイントということです。

電子内容証明の作成規定（上に示した表）から、文字ポイントサイズは10.5以上ということなので、下記の場合なら条件を満たしているわけですね。

ページ余白は？

ページの余白についてですが、規定では縦書き、横書きでそれぞれ決まりがありますね。これは、ダウンロードした雛形をそのまま使用すれば、とくに心配はありません。

ちなみに、ダウンロードした雛形のWordファイルを確認してみると、余白規定のとおりしっかりと設定されていました。

下記がA4横置き（縦書き）の雛形。（上下右：15mm, 左70mm）

 

下記がA4縦置き（横書き）の雛形。（上左右：15mm, 下70mm）

 

したがいまして、雛形を使用すれば、書式の上での規定は満たしていることとなります。

電子内容証明サービス利用にかかる費用（料金）

電子内容証明サービスの利用にかかる料金表を以下に示します。

（下記は2020年4月時点の内容となります。最新情報は郵便局HPをご覧ください。）

(1) 郵便料金		84円
(2) 電子郵便料金	① 電子内容証明文書1枚目	15円
	② 電子内容証明文書2枚目以降1枚ごとに（5枚まで）	5円
(3) 内容証明料金	① 電子内容証明文書1枚目	382円
	② 電子内容証明文書2枚目以降1枚ごとに（5枚まで）	360円
	③ 同文内容証明（2通目以降1枚目）	210円
	④ 同文内容証明（2通目以降2枚目以降1枚ごとに（100通まで））	210円
(4) 謄本送付料金	① 通常送付	304円
	② 一括送付（受取人数100人まで）	503円
(5) 一般書留料金		435円

(出典：https://www.post.japanpost.jp/service/enaiyo/)

 

表のとおり、電子内容証明郵便を送るには、郵便料金、電子郵便料金、内容証明料金、謄本送付料金、一般書留料金が必要となります。

謄本送付料金とは、差出人宛に返送される謄本についてかかる料金です。

一括送付とは、同一差出人が同時に複数の電子内容証明郵便物を差し出す場合、これらの謄本をまとめて差出人に送付する方法です。

内容証明料金にある「同文内容証明」とは、同時に２通以上の電子内容証明郵便物を差し出す場合において、その内容文書が同一内容のものをいいます。

つまりは、同一の内容証明文書を、２人以上の受取人に対して差出す場合に問題となります。

受取人が１人の場合には考える必要はありません。

料金の例

それでは、以下の例をもって、料金計算をしてみます。

• e内容証明文書１枚
• 受取人（相手方）は１人（郵送するのは１通のみ）
• 謄本送付方法は通常送付

かかることになります。

上記に加え、配達証明、速達などのオプションを付加することで、その料金が加算されます。

 

まとめ

電子内容証明サービスを利用することで、２４時間いつでもどこからでも内容証明郵便を出すことができます。

サービスの登録や使い方、料金などがわからずお困りだった方は、この記事の内容をじっくりご覧いただき、ぜひ電子内容証明郵便を送ってみてくださいね。