woman_gimon

内容証明を出すときの、「封筒」について色々教えてください。

この記事では、内容証明を出すときに使用する封筒の書き方、必要枚数、サイズ、お勧め封筒を見本つきで解説していきます。

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内容証明郵便を出すには「封筒」を郵便局に持参する【枚数:1枚】

まず、内容証明郵便を出そうと思ったら、次のものを持参して郵便局に行く必要があります。

  • 内容証明で送る通知書(3通)
  • 封筒(1通)
  • 差出人の印鑑
  • 郵便料金

このとおり、内容証明を送るには「封筒」を持参しなければなりません。

たかたか

用紙だけもっていき、提出して終わり、ではありません。しっかり封筒を持参しましょう。

内容証明を送るには、本文を書いた同一の通知書を3通作成して郵便局に持っていきます。それぞれ相手に送るもの、郵便局で保管するもの、差出人の控えとなります。

相手に送るために、封筒が必要なのです。相手に送るのに封筒が必要なので、1枚あれば足ります。

なお、封筒は封をせずに郵便局に持っていきます。郵便局で内容証明の形式に不備がないか確認し、問題なければ郵便局で封をすることになっています。

見本あり:内容証明に使用する封筒とサイズ【お勧めは?】

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内容証明郵便を出すのに、どんな封筒を使ったらいいでしょうか?サイズなどの決まりはありますか?

たかたか

内容証明に使用する封筒について解説します。

実は、内容証明を送るのに使用する封筒には決まりがありません。つまり、どんな封筒を使っても問題ありません。ですので、市販されている封筒をご自由にお使いください。

封筒のサイズについても特別な決まりはなく、用紙が入ればどのサイズでも構いません。

そうは言っても、何を使ったらいいのか、迷ってしまいますよね。私のお勧めは以下の封筒です。

上記見本の封筒は、市販されている内容証明専用の封筒です。日本法令という会社から販売されている内容証明作成キットというべき商品に付属しています。

内容証明書在中」と赤字で印字されているので、内容証明であることが一見してわかりますし、相手に送る場合にも効果的かと思います。

見本の封筒は下記商品に2枚含まれています。

 

上記キットには封筒の他、内容証明を書くための専用原稿用紙、内容証明のケース別の記載例も付属しています。

料金もお手頃なので、準備が煩わしい方、はじめての方にはお勧めのキットです。

内容証明に使用する封筒の書き方【裏:差出人の住所氏名、表:受取人の住所氏名】

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封筒は準備できました。次は、封筒にどのように書いたら良いのでしょうか。

たかたか

内容証明郵便の封筒の書き方は難しいことはありません。

内容証明を送るのに使用する封筒には、これといって特別な記載方法、ルールはありません。普通の手紙を送るのと同様に、次の事項を書きます。

  • 封筒裏面:差出人の住所氏名
  • 封筒表面:受取人の住所氏名

注意すべきこととして、封筒に記載する住所氏名は、内容証明の手紙文に記載した差出人、受取人の住所氏名とまったく同じに記載します。

次のように作成すれば問題ありません。

たかたか

見本のとおり、封筒の表に受取人(相手方)の住所氏名を、裏には差出人(送る方)の住所氏名を書きます。

内容証明の封筒には添付資料を同封できません

woman_gimon

内容証明の手紙と一緒に、写真を同封したいのですが、できますか?

残念ながら、内容証明は一定の形式を満たした通知書以外の資料等を同封して郵送することはできません。

それでも、内容証明の本文中で資料等の参照を行いたいことはあるかと思います。そうした場合には、別途郵送するなどの対応が必要となります。

ですので、「要望があれば、いつでも〇〇(資料)を差し上げる用意があります」のような記載を本文に入れておくと良いでしょう。

別便で資料等を郵送する場合には、念のために配達証明をつけておくと安心です。

内容証明郵便の封筒には必ず「配達証明」オプションをつけること

内容証明郵便を出すときは、郵便局で必ず「配達証明」オプションを付けてもらいます

配達証明とは、郵便局HPにて次のとおり説明がされています。加算料金は320円です(令和2年5月時点)。

一般書留とした郵便物や荷物を配達した事実を証明するサービスです。

(出典:郵便局HP

内容証明郵便は一般書留として送ります。

このとおり、配達証明オプションを付けることで、しっかりと受取人に配達してくれた事実を郵便局で証明してくれるのです。

配達証明を付けないと、せっかく内容証明郵便を出しても、差出人からしたら、その内容証明が受取人に配達されたのかどうか、配達されたとしたらいつ配達されたのか、まったくわかりません。

これだと、わざわざ内容証明郵便を作成した意味が薄れます。

配達証明を付けた場合、後ほど郵便局から差出人あてに「〇年〇月〇日 受取人に配達したことを証明します」という郵便物配達証明書が送付されてきます。

これは証拠となりますから、内容証明文書と一緒に大切に保管しておきましょう。

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内容証明郵便を出すときは、必ず「配達証明」を付ける。覚えておきます。

たかたか

はい。ただ内容証明郵便を出します!と言っただけでは、自動で配達証明はつきませんので、ご注意ください。

まとめ

内容証明郵便を出す場合の「封筒」の書き方(宛名、差出人)、おすすめの封筒、配達証明オプションについて解説しました。

内容証明を初めて作成される方は、書き方や字数の数え方、封筒などで混乱することが多いので、この記事でご紹介した内容証明作成キットを利用されるのがお勧めです。